Política de Activos TI y Gestión de Ciclo de Vida — borrador de trabajo

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Política de Activos TI y Gestión de Ciclo de Vida — borrador de trabajo

Versión: 0.3 — incorpora respuestas 18 a 29 y corrige numeración de iteración Fecha: 2026-08-15 Estado: Borrador para revisión cerrada con Operaciones, RRHH, Contabilidad, Finanzas/Compras y TI Propietario propuesto: Gerencia TI Áreas participantes: Operaciones, RRHH/Personas, Contabilidad, Finanzas/Compras, TI

1. Objetivo

Establecer una política y un proceso común para solicitar, comprar, registrar, preparar, entregar, utilizar, mantener, recuperar, reasignar y dar de baja los activos tecnológicos de la compañía.

La política busca asegurar:

disponibilidad oportuna de equipamiento para ingresos, reemplazos y continuidad operacional;
trazabilidad completa de cada activo y sus responsables;
uso eficiente del presupuesto de compras;
criterios claros para asignación según rol/cargo;
control de reparaciones, recambios, devoluciones, mermas y bajas contables;
resguardo de la información corporativa contenida en los equipos;
reducción de compras urgentes o no gobernadas por áreas operativas.

2. Alcance

2.1 Activos incluidos

Para efectos de esta política, se consideran activos TI o activos tecnológicos:

notebooks/computadores portátiles;
celulares corporativos;
headset/audífono con micrófono;
segundo monitor;
alzador de notebook;
mouse;
teclado;
cargadores y accesorios tecnológicos asociados;
chips/líneas móviles, cuando correspondan al uso del celular corporativo.

2.2 Activos excluidos

Quedan fuera de esta política, salvo que se defina lo contrario:

sillas;
apoya manos;
mousepad no tecnológico;
mobiliario;
elementos ergonómicos no tecnológicos;
cualquier artículo que no requiera tecnología para funcionar.

Estos elementos pueden requerir un flujo propio con Personas, Operaciones, Prevención de Riesgos o Administración.

3. Principios de la política

Trazabilidad completa: todo activo debe estar registrado desde su compra o recepción hasta su baja, donación, venta, reciclaje o reasignación.
Asignación por necesidad del rol: los activos se asignan según función, movilidad, carga de trabajo, requerimientos de software y criticidad operacional, no solo por jerarquía.
Stock de seguridad controlado: TI debe mantener stock mínimo para continuidad operacional, pero evitando sobrestock y obsolescencia.
Operaciones no compra directamente: las compras de activos tecnológicos deben canalizarse por el flujo formal definido entre Operaciones/RRHH, TI, Finanzas/Compras y Contabilidad.
Entrega documentada: toda entrega y devolución debe quedar respaldada con acta o registro equivalente.
Responsabilidad del colaborador: el uso y cuidado del activo debe quedar formalizado mediante anexo, acta o documento en Buk/sistema equivalente.
Recambio planificado: los activos con vida útil definida deben planificarse para recambio antes de convertirse en falla operacional.
Seguridad de información: todo equipo devuelto debe ser revisado, respaldado/borrado según corresponda y reacondicionado antes de reasignarse.
Reparar cuando conviene: la reparación debe evaluarse con criterio económico, operacional y de vida útil restante.
Sostenibilidad: los activos sin uso deben gestionarse mediante reutilización, venta, donación o reciclaje responsable.

4. Roles y responsabilidades

| Área / rol | Responsabilidades principales | |---|---| | Operaciones | Solicitar activos requeridos para roles externos/clientes, informar fecha de ingreso, cargo, cliente, cantidad, tipo de rol y necesidad de equipamiento. Recibir activos desde TI cuando aplique y coordinar entrega al usuario final externo. No comprar directamente. | | RRHH / Personas | Solicitar activos para roles internos, coordinar anexo de uso/cuidado en Buk/sistema correspondiente, recibir activos desde TI cuando aplique y coordinar entrega al usuario final interno. | | TI | Validar estándar técnico junto al área solicitante, revisar stock, preparar activos, registrar inventario en COINS, entregar activos a RRHH/Personas u Operaciones según tipo de rol, gestionar soporte, reparaciones, bajas técnicas y seguridad de datos. | | Finanzas / Compras | Cotizar, comprar, recibir factura/OC según flujo, asegurar cumplimiento presupuestario y proveedores autorizados. El punto exacto de recepción física inicial queda pendiente de definición. | | Contabilidad | Registrar activo contable cuando aplique, depreciación, baja contable y tratamiento de venta/donación/merma. | | Jefatura del colaborador | Aprobar activos adicionales/upgrades, asegurar devolución ante renuncia/desvinculación y validar necesidad operacional. | | Colaborador | Recibir, cuidar, usar correctamente y devolver los activos asignados. Firmar acta/anexo correspondiente. |

5. Entradas del proceso

5.1 Solicitud por rol externo / cliente

Origen típico: Operaciones. Se genera cuando se solicita búsqueda o contratación para un cargo asociado a cliente. Normalmente ya se conoce:

cliente;
cargo;
fecha estimada de ingreso;
cantidad de personas;
si el rol requiere activos TI;
ubicación/modalidad de trabajo;
estándar esperado según contrato o acuerdo con cliente, si existe.

5.2 Solicitud por rol interno

Origen típico: RRHH / Personas. Se genera cuando se requiere contratar o reemplazar un cargo interno. Normalmente ya se conoce:

cargo;
área;
jefatura;
fecha estimada de ingreso;
modalidad de trabajo;
activos requeridos según perfil del rol.

5.3 Solicitud de upgrade o activo adicional

Origen: colaborador o jefatura, vía Mesa de Ayuda o sistema definido. Debe ingresarse obligatoriamente por Mesa de Ayuda y contar con aprobación explícita de la jefatura/área solicitante y validación técnica/presupuestaria de TI.

5.4 Solicitud por daño, falla o pérdida

Origen: colaborador o jefatura, vía Mesa de Ayuda. Debe indicar activo afectado, síntoma, urgencia, impacto operacional y condición física observada.

5.5 Devolución por desvinculación, renuncia o cambio de rol

Origen: RRHH/Personas, jefatura o colaborador. Debe gatillar recuperación, revisión técnica, baja/reasignación o reacondicionamiento.

6. Flujo objetivo del ciclo de vida

flowchart TD
    A[Solicitud de activo por Operaciones o RRHH] --> B{¿Solicitud completa?}
    B -- No --> B1[Devolver para completar cargo, fecha, rol, ubicación, cliente/área y activos requeridos]
    B1 --> A
    B -- Sí --> C[TI valida estándar según rol y política]
    C --> D{¿Existe stock disponible?}
    D -- Sí --> H[TI reserva activo y registra asignación prevista]
    D -- No --> E[TI define especificación técnica y solicita cotización]
    E --> F[Compras cotiza y compra según presupuesto/proveedor]
    F --> G[Recepción física y registro de serie/documentos]
    G --> H
    H --> I[TI ingresa/actualiza activo en COINS]
    I --> J[TI prepara equipo: imagen, software, updates, limpieza, cuentas y seguridad]
    J --> K{¿Equipo cumple estándar técnico?}
    K -- No --> K1[Registrar incidencia, reparar/cambiar/proveedor]
    K1 --> J
    K -- Sí --> L[TI entrega activo preparado a Operaciones o RRHH según tipo de colaborador]
    L --> M[Acta de entrega/recepción: qué se entrega, estado, accesorios, responsable]
    M --> N[Anexo de uso y cuidado en Buk/sistema correspondiente]
    N --> O[Uso por colaborador]
    O --> P{¿Upgrade, falla, cambio o devolución?}
    P -- Upgrade/adicional --> Q[Mesa de Ayuda obligatoria + aprobación jefatura/área + validación TI]
    Q --> C
    P -- Falla/daño --> R[Ticket revisión técnica]
    R --> S{¿Reparable internamente en menos de 2 horas?}
    S -- Sí --> S1[Reparar, registrar y devolver]
    S1 --> O
    S -- No --> T{¿Reparable por proveedor o con repuestos?}
    T -- Sí --> T1[Entregar reemplazo temporal si aplica]
    T1 --> T2[Enviar a reparación proveedor / esperar repuesto]
    T2 --> T3[Registrar reparación y definir retorno a stock/usuario]
    T3 --> O
    T -- No --> U[Baja técnica + solicitud baja contable]
    U --> V[Rescate de piezas útiles / reciclaje / donación / venta según política]
    P -- Renuncia/desvinculación/cambio rol --> W[Jefatura/RRHH recupera activo y entrega a TI]
    W --> X[Acta de recepción/devolución: entregado, faltante, estado]
    X --> Y[TI revisa, borra datos, reacondiciona y clasifica]
    Y --> Z{¿Reutilizable?}
    Z -- Sí --> H
    Z -- No --> U

7. Estándares propuestos de asignación

7.1 Computadores

| Gama | Roles sugeridos | Equipo referencial | Tope propuesto | Justificación | |---|---|---|---:|---| | Alta | Gerencias, ingenieros de datos, diseñadores, desarrolladores, usuarios con alta movilidad o uso intensivo de datos/software | Lenovo X1, Lenovo T14 o equivalente | CLP $1.500.000 | Mayor rendimiento, portabilidad, duración de batería y capacidad para herramientas exigentes. En gerencias pesa movilidad; en perfiles técnicos pesa capacidad de procesamiento/memoria. | | Media | Jefaturas, coordinadores, usuarios que preparan reportes, consolidan información o manejan varias herramientas simultáneas | Lenovo T14, Lenovo L14 o equivalente | CLP $1.200.000 | Equilibrio entre desempeño y costo. Útil para usuarios con análisis/reportes, múltiples archivos y reuniones frecuentes. | | Estándar / baja | Ejecutivos, asistentes, usuarios de puesto fijo con uso principalmente web/ofimática | Lenovo L14 o equivalente | CLP $900.000 | Suficiente para navegación, correo, Teams, archivos livianos y operación cotidiana sin carga técnica pesada. | | Mac | Diseñadores u otros casos excepcionales | MacBook según necesidad | Caso a caso | Debe justificarse por herramientas, compatibilidad, ecosistema de diseño o requerimiento funcional. No debe asignarse por preferencia personal. |

Observaciones / desafío a la propuesta

No todo gerente requiere gama alta si trabaja mayoritariamente en escritorio y tareas web/ofimática; pero sí suele justificarse por movilidad, duración de batería, peso y continuidad en reuniones.
No toda jefatura requiere T14; conviene separar jefaturas analíticas/reporting de jefaturas de gestión web/ofimática.
Desarrolladores, BI, datos y diseño deberían definirse más por perfil técnico que por jerarquía.
Para roles externos/clientes, debe revisarse si existe estándar comprometido comercialmente o exigencia contractual.

7.2 Celulares

| Gama | Roles sugeridos | Equipo referencial | Criterio | |---|---|---|---| | Alta | Gerencias o roles críticos con alta movilidad, disponibilidad y uso intensivo | Samsung gama alta o iPhone, según definición/aprobación | Caso justificado; idealmente evitar decisión solo por preferencia personal. | | Media | Resto de usuarios con necesidad laboral de celular | Samsung serie A, Xiaomi, Motorola o equivalente | Estandarizar por disponibilidad, soporte, garantía, seguridad y costo. | | Sin celular | Roles sin necesidad operacional clara | No aplica | Evitar asignación por costumbre; debe existir necesidad del cargo. |

7.3 Monitores, alzadores, mouse, teclado y headset

| Activo | Asignación base propuesta | Criterio | |---|---|---| | Segundo monitor | Pendiente de definición por rol interno/externo. Candidatos naturales: análisis de datos, reportes frecuentes, operación multitarea, atención continua o productividad dependiente de doble pantalla | No universal; se asigna por necesidad funcional y presupuesto. | | Alzador | Usuarios con notebook como equipo principal y jornada prolongada en escritorio | Deseable, pero probablemente no estándar inicial por costo; queda sujeto a presupuesto y aprobación. | | Mouse | Mouse inalámbrico estándar, ejemplo Logitech M280 o equivalente | Deseable como estándar mínimo con notebook, sujeto a presupuesto. | | Teclado | Para usuarios con notebook + alzador o estación fija | No se define como estándar inicial por costo; evaluar caso a caso o por política ergonómica futura. | | Headset | Roles de llamadas frecuentes: reclutamiento, soporte, operaciones con llamadas, atención, roles híbridos/remotos intensivos | Para el resto se evalúa caso a caso. Debe tener micrófono claro y compatibilidad Teams. Falta definir modelo estándar. | | Cargador celular | Todo celular corporativo debe entregarse con cargador o criterio formal de excepción | Evita casos de equipos inutilizables al ingreso. |

8. Vida útil y recambio

| Activo | Vida útil propuesta | Justificación | Recambio recomendado | |---|---:|---|---| | Computador/notebook | 4 años | Balance entre depreciación, rendimiento, batería, compatibilidad y costo total. | Planificar renovación anual del parque que cumple 4 años, priorizando fallas y roles críticos. | | Celular | 3 años | Batería, seguridad, soporte de sistema operativo y desgaste físico. | Renovar por antigüedad, falla recurrente o incompatibilidad de seguridad. | | Monitor | 5 años | Menor desgaste relativo; vida útil más larga si no hay daño físico. | Recambio por falla, daño, obsolescencia o estándar de conectividad. | | Headset | 2 años | Alto desgaste por uso diario, micrófono, cable/batería y almohadillas. | Recambio por falla o pérdida de calidad de audio. | | Teclado | 2 años | Desgaste físico y fallas por uso. | Recambio por falla o deterioro. | | Mouse | 1 año | Bajo costo, alto desgaste, pérdida/fallas frecuentes. | Recambio contra devolución del anterior si aplica. |

Desafío / mejora sugerida

La vida útil no debería operar como recambio automático obligatorio. Debería gatillar revisión:

si el equipo funciona bien y cumple estándar, puede extenderse;
si afecta productividad, seguridad o continuidad, se recambia;
si se reasigna a un rol menos exigente, puede seguir en uso.

9. Stock de seguridad

| Activo | Stock propuesto | Comentario | |---|---:|---| | Notebook gama alta | 1 | Para contingencias de gerencia/perfiles críticos; evitar mayor stock por costo y riesgo de obsolescencia. | | Notebook gama media | 1 | Para jefaturas/coordinaciones o reemplazos urgentes. | | Notebook estándar/baja | 3 | Mayor rotación esperada y uso en ingresos operativos/administrativos. | | Celular gama alta | 0 | Alto costo y baja rotación; comprar caso a caso. | | Celular gama media | 3 | Contingencias operativas, reemplazos y nuevos ingresos. | | Monitor | Por definir | Stock centralizado. Definir luego de acordar cargos que lo requieren. | | Headset | Por definir | Stock centralizado. Mantener para roles de llamadas frecuentes; cantidad sujeta a demanda real. | | Mouse | Por definir | Stock centralizado. Deseable si presupuesto permite entregar mouse como estándar. | | Teclado | Por definir | Stock centralizado. No estándar inicial; definir según presupuesto/demanda. | | Cargadores notebook/celular | Por definir | Stock centralizado. Crítico para evitar equipos inutilizables por falta de cargador. |

Criterio para definir stock ideal

El stock de seguridad debería calcularse con una regla simple:

Stock mínimo = demanda promedio mensual de los últimos 3 a 6 meses + contingencias críticas esperadas - compras ya planificadas

El stock será centralizado. Como referencia inicial, el plazo informado para comprar/recibir notebook o celular es de 2 días, por lo que el stock debe cubrir principalmente contingencias, ingresos urgentes y preparación técnica, no reemplazar planificación. Debe ajustarse por:

tiempo de reposición del proveedor;
cantidad de ingresos planificados;
criticidad del rol;
tasa histórica de fallas/pérdidas;
campañas o proyectos con ingresos masivos, especialmente Cyber en Chile —meses preliminares: mayo y noviembre, por validar—;
presupuesto disponible;
riesgo de obsolescencia.

10. Compras y cotizaciones

Criterio preliminar:

Los topes de computadores son valores propuestos y no incluyen IVA.
La política no debería fijar proveedores específicos.
Compras deberá gestionar, como regla general, 3 cotizaciones o recurrir a proveedores con contrato vigente que tengan stock disponible al día de la solicitud/cotización.
TI define o valida la especificación técnica junto al área solicitante.
La aprobación final de compra queda pendiente de definición en la primera iteración.
La recepción física inicial del activo queda pendiente: a Alejandro le acomoda TI, pero probablemente Finanzas quiera recibir primero.

11. Reparaciones y reemplazos

11.1 Reparación interna rápida

Un activo puede repararse internamente si:

la causa es conocida;
TI cuenta con herramientas y/o piezas;
la reparación toma menos de 2 horas;
no compromete seguridad ni estabilidad posterior;
queda registrada en el sistema de activos/inventario.

11.2 Reparación por proveedor o con repuestos

Si el activo es reparable, pero requiere proveedor o espera de repuestos:

TI registra diagnóstico.
Se evalúa necesidad de equipo de reemplazo temporal.
Se entrega equipo de reemplazo si el rol lo requiere.
Se envía activo a reparación.
Se registra costo, fecha, proveedor y resultado.
Al retorno, se decide si vuelve al usuario, a stock o a baja.

11.3 Criterio económico de reparación

Propuesta inicial:

Reparar solo si el costo de reparación es menor al 50% del valor depreciado del activo.

Ejemplo informado:

Costo original notebook: CLP $900.000.
Año 3 de uso.
Valor depreciado estimado: CLP $225.000.
50% del valor depreciado: CLP $112.500.
Costo reparación: CLP $180.000.
Decisión: no reparar.

Desafío / mejora sugerida

El criterio del 50% del valor depreciado es ordenado, pero puede ser demasiado restrictivo en equipos antiguos cuyo valor contable es bajo, aunque aún sean útiles. Sugiero complementar con tres reglas:

Regla económica: costo reparación <= 50% del valor comercial o reposición equivalente, no solo valor depreciado contable.
Regla de vida útil restante: reparar si permite al menos 12 meses de uso razonable.
Regla operacional: si no reparar genera interrupción crítica o compra urgente cara, se puede autorizar excepción documentada.

12. Devolución, recupero y reasignación

Cuando un colaborador renuncia, es desvinculado o cambia de rol:

RRHH/Personas informa a jefatura y TI.
Jefatura recupera los activos asignados.
Jefatura entrega activos a TI.
Se firma acta de recepción/devolución indicando:

quién entrega;
quién recibe;
fecha;
activo recibido;
accesorios recibidos;
faltantes;
estado físico;
observaciones;
fotos si corresponde.

TI revisa estado técnico y seguridad de información.
TI clasifica:

reutilizable sin intervención;
reutilizable con mantención/reparación;
para baja técnica/contable;
para rescate de piezas;
para reciclaje/donación/venta.

13. Baja, merma, donación, venta y reciclaje

Se considera merma, baja técnica o pérdida cuando:

el activo cumplió su vida útil y ya no cumple estándar;
no puede repararse;
su reparación no es conveniente;
no cumple requisitos de seguridad o compatibilidad;
su estado físico impide uso razonable;
se produce pérdida/robo/daño no recuperable y se registra formalmente la pérdida.

Si el activo sigue funcional, se puede evaluar:

venta al colaborador;
donación a instituciones;
reasignación a rol menos exigente;
uso como equipo de contingencia temporal.

Si no es funcional:

rescatar piezas útiles: discos, RAM, cargadores, pantallas, baterías cuando aplique;
borrar o destruir medios de almacenamiento según estándar de seguridad;
reciclar mediante proveedor o canal ambientalmente responsable.

Toda baja o pérdida debe coordinarse con Finanzas/Contabilidad si el activo está registrado contablemente. La autorización preliminar de baja considera a TI y Finanzas.

14. Información mínima del inventario

Todo activo tecnológico debe registrarse en COINS como fuente única de verdad, con al menos:

ID interno del activo;
tipo de activo;
marca/modelo;
número de serie/IMEI;
fecha de compra;
proveedor;
OC/factura si aplica;
costo de compra;
vida útil esperada;
fecha de vencimiento o revisión de vida útil;
estado: en stock, asignado, en reparación, baja técnica, baja contable, donado, vendido, reciclado;
usuario asignado;
área/jefatura;
cliente/rol externo si aplica;
accesorios asociados;
fecha de entrega;
acta/anexo asociado;
historial de reparaciones;
fecha de devolución;
estado al devolver;
decisión final: reasignación, reparación, baja, donación, venta, reciclaje.

15. Políticas específicas pendientes de acordar

Estas definiciones deben resolverse en la primera ronda con Operaciones, RRHH, Contabilidad, Finanzas/Compras y TI:

Aprobación de compra inicial y upgrades.
Punto de recepción física inicial de compras: Finanzas/Compras o TI.
Criterios de aprobación para segundo monitor, alzador, teclado y mouse.
Roles internos/externos que requieren notebook, celular, headset o monitor por defecto.
Tratamiento de pérdida, robo o daño atribuible a mal uso.
Política de venta, regalo o donación a colaboradores, sujeta a validación contable/legal.
Borrado seguro de información antes de reasignación o baja.
Estándares mínimos de seguridad: cifrado, antivirus, MDM, bloqueo, cuentas corporativas.
Plazos máximos por etapa: solicitud, validación, compra, preparación, entrega, devolución.
Stock mínimo definitivo por cada ítem, considerando demanda real y presupuesto.
Relación con presupuesto anual y planificación de ingresos/campañas.

16. Respuestas recibidas y pendientes de definición

Definido por Alejandro en iteraciones 0.2 y 0.3

| Pregunta | Tema | Definición preliminar | |---:|---|---| | 1 | Sistema oficial de inventario | COINS. | | 2 | Buk | Solo para anexos. | | 3 | Mesa de Ayuda | Obligatoria para tener registro de los pedidos. | | 4 | Codificación / ID interno de activos | No definido aún; Alejandro podría tener más claridad el lunes en oficina. | | 5 | Aprobación de compras | Se preguntará/definirá en la primera iteración. | | 6 | Definición de estándar por cargo | Área solicitante + TI. | | 7 | Recepción física inicial de activos comprados | A definir; Alejandro prefiere TI, pero Finanzas podría querer recibir primero. | | 8 | Entrega desde TI | TI entrega a RRHH/Personas para internos y a Operaciones para externos; esas áreas coordinan entrega al usuario final. | | 9 | Roles externos con activos por defecto | No definido aún. | | 10 | Roles internos con segundo monitor por defecto | No definido aún. | | 11 | Mouse como estándar | A Alejandro le gustaría, sujeto a presupuesto. | | 12 | Alzador + teclado como estándar | Probablemente no, por costo. | | 13 | Headset | Sí para roles de llamadas; resto caso a caso. | | 14 | Mac | Caso a caso. | | 15 | Topes de computadores | Son propuestos, deben definirse y no incluyen IVA. | | 16 | Proveedores | No deberían quedar nominalmente en la política. Compras gestiona 3 cotizaciones o proveedores con contrato vigente y stock disponible. | | 17 | Stock | Centralizado. | | 18 | Tiempo de compra/recepción notebook o celular | 2 días. | | 19 | Campañas/meses de mayor demanda | Cyber en Chile: mayo y noviembre, por validar. | | 20 | Depreciación contable | No definido. | | 21 | Criterio reparación: valor depreciado vs reposición | No definido. | | 22 | Pérdida/robo/daño por mal uso | Se hace la pérdida. Falta precisar tratamiento operativo, contable y documentación. | | 23 | Autorización de baja técnica/contable | TI y Finanzas. | | 24 | Venta/regalo/donación | Probablemente sí, sujeto a validación contable/legal. | | 25 | Reciclaje electrónico | No preocuparse por ahora. | | 26 | Anticipación solicitud de activos | Idealmente 2 semanas antes del ingreso. | | 27 | Plazo preparación TI equipo en stock | 2 a 3 días. | | 28 | Plazo reemplazo ante falla | 4 horas. | | 29 | Roles con prioridad máxima | No definido aún. |

Pendiente / a revisar en primera iteración

| Tema | Estado | |---|---| | Aprobación formal de compras y excepciones | Pendiente. | | Recepción física inicial de activos comprados | Pendiente: TI vs Finanzas/Compras. | | Roles externos con activos por defecto | Pendiente. | | Roles internos con segundo monitor por defecto | Pendiente. | | Presupuesto para mouse como estándar | Pendiente. | | Presupuesto para alzador + teclado | Pendiente; preliminarmente no estándar por costo. | | Proveedor/modelo headset | Pendiente. | | Depreciación contable y criterio reparación | Pendiente con Contabilidad/Finanzas. | | Tratamiento operativo/contable de pérdida/robo/daño | Pendiente; base: se registra pérdida. | | Venta/regalo/donación | Pendiente validación legal/contable. | | Roles de prioridad máxima para continuidad | Pendiente. |

16.1 Plazos preliminares de servicio

| Etapa | Plazo preliminar | Observación | |---|---:|---| | Solicitud de activo antes del ingreso | 2 semanas | Plazo ideal para planificar stock, compra, preparación y entrega sin urgencias. | | Compra/recepción notebook o celular | 2 días | Referencia inicial informada; debe validarse con Compras/proveedores. | | Preparación TI de equipo en stock | 2 a 3 días | Incluye instalación, actualizaciones, limpieza, cuentas y validación técnica. | | Reemplazo ante falla | 4 horas | Depende de stock disponible, criticidad del rol y diagnóstico inicial. |

Estos plazos deben considerarse preliminares hasta validación con TI, Compras, Operaciones y RRHH.

17. Propuesta de trabajo para cerrar la política

Primera ronda — comité cerrado

Participantes: Operaciones, RRHH/Personas, Contabilidad, Finanzas/Compras, TI.

Objetivo:

validar flujo end-to-end;
acordar responsabilidades;
acordar sistema fuente de inventario;
definir aprobaciones;
validar criterios contables, compra, baja y reparación;
cerrar estándares base por rol.

Segunda ronda — gerencias y jefaturas

Objetivo:

comunicar política aprobada;
explicar cómo solicitar activos;
explicar qué se aprueba y qué no;
explicar responsabilidades de jefaturas;
reforzar que Operaciones/RRHH no deben comprar directamente;
mostrar actas, anexos y canal de Mesa de Ayuda.

18. Próximo paso

Validar en la primera ronda cerrada:

aprobación de compras y excepciones;
recepción física inicial de compras;
estándares por rol —incluyendo segundo monitor, headset, mouse y alzador/teclado—;
presupuesto para accesorios estándar;
criterios contables para depreciación, reparación, baja, venta/donación y pérdida;
tratamiento operativo/documental de pérdida, robo o daño;
roles con prioridad máxima de continuidad;
confirmación de meses de mayor demanda por Cyber y campañas masivas.

Con esas respuestas se preparará la versión 0.4 para revisión cerrada con Operaciones, RRHH, Contabilidad, Finanzas/Compras y TI.